Quelle est la procédure à suivre pour instaurer ou modifier un règlement de travail ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, le règlement de travail s'élabore ou se modifie dans le cadre d'une concertation entre vous et vos travailleurs. Le mode de concertation diffère selon que votre entreprise dispose ou pas d’un conseil d’entreprise.
 
Profitant de l’impact de l’actualité sociale (dispense de certificat médical, semaine de 4 jours, etc..), nous retraçons ci-dessous les étapes essentielles de la procédure.
 
Il existe un conseil d’entreprise

Dans le cas où l’entreprise compte au moins 100 travailleurs, c'est le conseil d’entreprise qui établit et modifie le règlement de travail. Il entre en vigueur 15 jours après la date de l'accord.

En cas de désaccord au sein du conseil d'entreprise, le président en informe le fonctionnaire compétent du Contrôle des lois sociales qui tente de concilier les points de vue divergents dans un délai de 30 jours.  S'il ne parvient pas à concilier les points de vue, le différend est porté par le président du conseil d'entreprise devant la commission paritaire compétente.
 
 
Il n’existe pas de conseil d’entreprise

En l’absence de conseil d’entreprise (moins de 100 travailleurs), c’est l’employeur qui établit le projet de règlement de travail ou de modification de celui-ci.  Il l’affiche pendant un délai de 15 jours dans un endroit apparent et accessible et ce, dans chaque siège d’exploitation (dans la langue ad hoc : FR en Wallonie, NL en Flandre et FR-NL dans la région de Bruxelles-Capitale).
 
En annexe du projet affiché, l’employeur doit mettre à disposition de ses travailleurs, de façon visible, un cahier d’observations.  Un simple cahier d’écolier peut faire l’affaire du moment qu’il soit indiqué sur la page de garde les mentions suivantes :
 
            Entreprise :
 
            Siège social :
 
            Siège(s) d’exploitation :
 
 
Le cahier d’observations recensera les éventuelles observations apportées au projet de règlement de travail de l’entreprise.
 
 Durant la période d’affichage du projet de règlement de travail (15 jours), les travailleurs peuvent consigner, dans ce cahier, leurs observations, soit individuellement, soit à l’intervention d’une délégation du personnel ou de la délégation syndicale qui serait présente dans l’entreprise.
 
Les travailleurs (ou leurs délégués) ont également la possibilité de notifier leurs observations (au moyen d’un écrit dûment signé) directement auprès de la Direction régionale du Contrôle des lois sociales compétente.
 
 

 
 
Au terme de la période d’affichage de 15 jours, l’employeur est tenu d’envoyer (par lettre recommandée) à la Direction régionale du Contrôle des lois sociales du ressort du siège central de l’entreprise (87/bte 2, Boulevard Eisenhower à 7500 Tournai pour les entreprises du Tournaisis) :
 

• le projet de RT + copie de l’ancien RT s’il s’agit d’un projet de modification du RT ;
• le cahier d’observation annoté ou vierge ;
• l’avis ;
• la liste de tous les sièges d’exploitation.

 
Si les travailleurs n’ont formulé aucune observation dans le cahier d’observations, il est vivement conseillé de faire figurer, dans ledit cahier daté et signé par l’employeur, la mention suivante :

« Un projet de (modification du) règlement de travail a été porté à la connaissance des travailleurs durant la période du …………………..…… au …………………………….
Aucune observation n’a été formulée par les travailleurs dans le présent cahier d’observations. »
 

 
Dans les 4 jours suivant cet envoi, le Contrôle des lois sociales communique à l’employeur des observations qui auraient été formulées.
S’il n’y a pas d’observations (ni dans le cahier, ni directement auprès des lois sociales), le règlement de travail entre en vigueur le 15ème jour suivant celui du début de l’affichage

S'il y a des observations, le fonctionnaire du Contrôle des lois sociales tente de concilier les points de vue divergents dans les 30 jours qui suivent le moment où le projet et le registre lui ont été transmis.  Si le fonctionnaire du Contrôle des lois sociales ne parvient pas à concilier les points de vue divergents, il envoie immédiatement une copie du procès-verbal de non-conciliation au président de la commission paritaire.
 
 
Lorsque le règlement de travail correspond au prescrit légal, la Direction du Contrôle des lois sociales adresse un accusé de réception sous la forme d’un numéro de dépôt, qui est à indiquer sur la page de garde du règlement de travail.
 
La procédure doit-elle toujours être suivie ?

A priori, oui.  Ce n’est que dans certaines hypothèses bien spécifiques qu’un employeur peut faire l’économie de la procédure décrite ci-dessus, par exemple en cas de (d’):

• modification temporaire et exceptionnelle portant sur les horaires de travail ;
• modification à caractère purement administratif (changement d’adresse ou de composition d’un organe de concertation,..) ;
• détermination de jours de remplacement de jours fériés au sein de l’entreprise ;
• introduction d’horaires flexibles prévus par une convention collective de travail, moyennant le respect de certaines conditions.

 
Que faire pour rendre le règlement de travail opposable à tous ?

Un avis indiquant où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché (au siège social) dans un endroit apparent et accessible.  Précisons que le règlement de règlement de travail (copie) doit être conservé sur chacun des lieux de travail (y compris les chantiers temporaires) où sont occupés des travailleurs. Ceux-ci doivent pouvoir le consulter en permanence et sans intermédiaire.
Chaque travailleur doit en outre recevoir une copie du règlement, ainsi que chaque modification apportée à celui-ci. Il s'agit là d'une obligation absolue, car, à défaut, les travailleurs ne sont pas liés par les dispositions contenues dans le règlement de travail.  L'employeur a donc tout intérêt à posséder une preuve écrite de cette remise, soit en faisant signer un accusé de réception, soit en ajoutant une mention sur la copie du contrat individuel de travail conservée par l’employeur. 
Une copie du règlement de travail doit enfin être communiqué au bureau régional du Contrôle des lois sociales dans les 8 jours de son entrée en vigueur. Cette communication peut être remplacée par un dépôt en ligne via www.reglementdetravail.belgique.be.
Dans certains cas spécifiques (allongement de la période de récupération des dépassements du temps de travail en cas d’horaires flexibles ou de travail à temps partiel flexible), une copie du règlement de travail doit également être envoyée dans les 8 jours de son entrée en vigueur au président de la commission paritaire compétente.

Source : Loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail