Indemnités de séjour à l’étranger : nouvelle liste depuis le 15 février 2023 !

Lorsqu’un travailleur effectue des voyages de service à l’étranger, il peut prétendre à une indemnité forfaitaire pour pour les frais supplémentaires exposés à l’occasion de ce voyage
 
Cette indemnité de séjour fait partie des frais propres à l’employeur. Ces frais sont non soumis aux cotisations ONSS, fiscalement déductibles par l’employeur et non imposables dans le chef du travailleur (ou dirigeant d’entreprise).
 
Afin de déterminer quels montants sont admissibles, on utilise la liste des pays établie pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères. L’ONSS et le fisc acceptent également ces forfaits pour le secteur privé.  Cette liste a récemment été remise à jour via arrêté ministériel.
 
Profitons de l’occasion pour repréciser les contours de ces indemnités de séjour à l’étranger.
 
Indemnités de séjour

Les indemnités de séjour sont fixées par pays. Elles sont composées de :
 

• d’une indemnité forfaitaire journalière ;
• le cas échéant, d’une indemnité maximale de logement.

Indemnité forfaitaire journalière

L'indemnité forfaitaire journalière, appelée également « per diem », couvre les frais suivants :
  1° les frais de repas du midi et du soir ;
  2° les frais de boissons et de collations ;
  3° les frais de transports sur place ;
  4° les frais de communications téléphoniques ;
  5° les frais relatifs aux autres menues dépenses.
  
Sont exclus de l'indemnité forfaitaire journalière :
  1° les frais de logement ;
  2° les frais de déplacement pour rejoindre le lieu de destination, et retour.


Cette indemnité est octroyée, par chaque jour entier d’absence, lorsqu’un travailleur effectue un voyage d’affaires à l’étranger de courte durée (maximum 30 jours consécutifs), au service effectif de l’employeur ou en tant que mandataire de celui-ci.  Le travailleur concerné est celui dont la fonction est en principe sédentaire. Les travailleurs pour lesquels les déplacements de/vers l’étranger font partie intégrante de leur activité professionnelle normale ne peuvent pas bénéficier du régime.
Pour autant que cette condition soit remplie, le nombre de voyages d’affaires à l’étranger n’est pas limité et il importe peu que ceux-ci soient effectués à titre unique, occasionnel ou régulier.
Pour les jours d’aller et de retour, seule la moitié de l’indemnité forfaitaire peut être considérée comme frais propres à l’employeur.
 
L’Office national de sécurité sociale accepte de considérer les indemnités journalières comme des remboursements forfaitaires de frais professionnels (sur lesquels aucune cotisation de sécurité sociale n’est due) si les conditions suivantes sont remplies :

• le salaire perçu par le travailleur durant ce voyage professionnel est soumis à l’impôt belge;
• les montants maximaux déterminés par l’administration fiscale sont respectés (voir arrêté ministériel);
• les dépenses couvertes par ces indemnités ne sont pas doublement remboursées.

 
L’ONSS adopte la même position que l’administration fiscale en ce qui concerne les hypothèses où les frais de repas sont directement pris en charge par l’employeur, l’organisme étranger ou la partie invitante.  Dans ce cas, l'indemnité forfaitaire journalière est réduite à concurrence de :

• 35% pour le repas de midi ;
• 45% pour le repas du soir.

• les indemnités octroyés correspondent à une réalité de coûts. À la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir justifier les montants octroyés, au regard notamment de la fonction du travailleur et des coûts liés à cette fonction.

 
Ces indemnités forfaitaires journalières sont déductibles sans limitation, à condition que celles-ci ne fassent pas double emploi avec la prise en charge directement par l’employeur via des notes de frais. Ces indemnités doivent par ailleurs être reprises correctement en tant que « dépenses propres à l’employeur », sur une fiche de rémunération individuelle 281.10.
 
 
2 catégories

Les montants de l'indemnité forfaitaire journalière sont fixés à l'annexe 1 de l’arrêté ministériel. Ils varient en fonction du pays. Ils varient également selon que le membre du personnel ou le représentant du SPF Affaires étrangères appartient à la catégorie 1 ou à la catégorie 2.
 
Indemnité maximale de logement

Si le travailleur est amené à loger à l’étranger, une indemnité maximale de logement est octroyée pour couvrir les frais d'hôtel, c’est-à-dire :

• les frais de nuitée ;
• les frais de petit-déjeuner.

 
L'indemnité maximale de logement est payée sur base des frais réels par nuit, sur présentation de pièces justificatives et à concurrence des maxima établis par pays et fixés à l'annexe 1 de l’arrêté ministériel. Des dépassements peuvent être accordés, sur demande motivée.
 
Quid en cas de séjour plus de 30 jours ?

L’attribution des indemnités forfaitaires pour une même mission est limitée à maximum 24 mois et elle cesse si le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) s’établit définitivement à l’étranger. Les prolongations de séjour à l’étranger effectuées volontairement par l’intéressé ne pas comptabilisées dans le calcul des 30 jours.
Lorsque le voyage d’affaires à l’étranger s’effectue dans plusieurs pays, c’est le montant de l’indemnité forfaitaire journalière attachée à l’endroit où a eu lieu la dernière nuitée qui détermine celle de la journée suivante.
 
Entrée en vigueur

L’arrêté ministériel est entré en vigueur le 15 février 2023.
 
Pour les séjours autorisés mais n'ayant pas encore eu lieu au moment de l'entrée en vigueur du nouvel arrêté, les montants de l'indemnité forfaitaire journalière et de l'indemnité maximale de logement sont fixés sur base de l'annexe 1 du nouvel arrêté, si ceux-ci sont plus favorables.

Source

Arrêté ministériel du 10 janvier 2023 portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales (M.B. 15 février 2023, p. 23002)