Contrats d’étudiants : à quoi faire attention ?

La période estivale commençant enfin à battre son plein, le moment est opportun pour se remémorer les contours essentiels du sacro-saint contrat d’étudiant.

 
Notion

Juridiquement, le contrat d’occupation d’étudiant est en fait un contrat de travail ordinaire d’ouvrier, d’employé, de représentant de commerce ou de domestique (à déterminer selon le type de travail qui est réellement exécuté par l’étudiant).

Les dispositions de la loi qui ont trait spécifiquement au contrat d’occupation d’étudiant visent plus particulièrement à informer et à protéger l’étudiant confronté occasionnellement au marché de l’emploi et qui n’a pas encore d’expérience sur ce marché. Des conditions et garde-fous supplémentaires doivent à ce titre être respectés.

L’étudiant qui se lance sur le marché du travail et qui rentre dans les conditions pour conclure un contrat d’occupation d’étudiant doit obligatoirement se voir offrir un contrat d’occupation d’étudiant et non un contrat de travail ordinaire. L’employeur n’a pas le choix. 
 
Etudiants concernés

La notion d’étudiant n’est pas définie dans la loi.  Ce concept doit être interprété de manière large.  Il vise en effet toutes les personnes qui sont étudiantes à titre principal dans l’enseignement secondaire (général, technique, professionnel ou artistique), supérieur, universitaire mais aussi les personnes qui préparent un examen au jury central.

La loi vise uniquement les “étudiants-travailleurs”, c’est-à-dire les personnes pour lesquelles étudier est la principale occupation et travailler qu’une occupation revêtant un caractère accessoire. C’est donc au cas par cas, selon les circonstances de fait qu’il convient d’apprécier si la personne rentre ou non dans le champ d’application des dispositions en matière de contrat d’occupation d’étudiant.  A titre d’exemple, les travailleurs, les pensionnés ou les demandeurs d’emploi qui suivent une formation ou des études ne peuvent pas être considérés comme ayant le statut d’étudiant au sens de la loi car ils ne sont pas étudiants à titre principal ou en d’autres termes, parce qu’un autre statut a la priorité.

Un contrat d’occupation d’étudiant peut être conclu tant durant les vacances que durant l’année scolaire.

Les jeunes diplômés au mois de juin peuvent encore conclure un contrat d’occupation d’étudiant jusqu’au 30 septembre de l’année concernée sans plus devoir, comme c’était le cas précédemment, démontrer leur intention de poursuivre leurs études.

Les étudiants qui n’ont plus que leur mémoire à rédiger en vue de l’obtention de leur diplôme sont eux aussi encore autorisés à conclure un contrat d’occupation d’étudiant.

Précisons également que l’étudiant ayant entamé des études supérieures ou universitaires et qui abandonne celles-ci pourra toujours bénéficier du statut d’étudiant jusqu’à la fin de l’année académique, étant toujours inscrit auprès de l’établissement d’enseignement.  Ce ne sera par contre pas le cas pour le jeune qui abandonne ses études en cours d’année scolaire.
 
Exclusions

Les trois catégories suivantes ne relèvent pas de la notion d’« étudiant » :

1. les étudiants inscrits dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit ;

Dans ce cas, deux exceptions s’appliquent pour :

• les jeunes mineurs d’âge qui ne peuvent suivre un enseignement qu’à temps partiel : ils peuvent conclure un contrat de travail d’étudiant uniquement pendant les périodes de vacances scolaires ;
• les jeunes qui suivent un système d’alternance, sous certaines conditions, principalement celle que les prestations soient accomplies exclusivement chez un autre employeur que celui auprès duquel la formation pratique en milieu professionnel est suivie

2. les étudiants qui accomplissent un stage non rémunéré faisant partie de leur programme d’étude ;

3. les étudiants qui ont été liés, sans interruption, depuis au moins 12 mois (temps plein, temps partiel) par un contrat de travail auprès d’un même employeur. En cas d’interruption réelle (et non fictive et/ou uniquement destinée à contourner la loi), le jeune conservera son statut d’étudiant en raison de l’entame d’une nouvelle période de 12 mois.

Avec ces étudiants, vous devez conclure, en tant qu’employeur, un contrat de travail ordinaire ou un contrat de stage, et non un contrat d’occupation d’étudiant.
 
Age minimum ?

On ne peut commencer à travailler comme étudiant que lorsque l’obligation scolaire à temps plein ne s’applique plus. Ceci est le cas à partir de 16 ans, voire à partir de 15 ans, à la condition complémentaire d’avoir suivi les deux premières années d’études de l’enseignement secondaire (qu’elles soient réussies ou non).

La réglementation ne prévoit par ailleurs pas d’âge maximal pour pouvoir conclure un contrat d’occupation d’étudiant.

Au niveau de la capacité juridique, signalons que si l’étudiant a moins de 18 ans, il peut conclure et résilier seul son contrat, de même qu’il peut percevoir seul son salaire sauf opposition des parents ou du tuteur. 
 
Etudiants étrangers
Les étudiants étrangers venant d’un pays de l’Espace économique européen ou de la Suisse ont les mêmes droits et obligations que les étudiants belges, même s’ils ne suivent pas d’enseignement ni ne résident en Belgique.  Les règles sont différentes pour les étudiants étrangers provenant d’un pays extérieur à l’Espace économique européen.  
 
Conditions de forme du contrat

Le contrat d’occupation d’étudiant doit impérativement être conclu à durée déterminée, l’employeur devant mentionner une date de début et de fin du contrat (max. 12 mois).

Il doit être constaté par écrit pour chaque étudiant individuellement au plus tard au moment de l’entrée en service de ce dernier. Le contrat écrit doit par ailleurs comporter certaines mentions obligatoires (ex. date du début et de la fin de l’exécution du contrat, description concise de la fonction à exercer, durée journalière et hebdomadaire du travail, durée et modalités de la période d’essai, …).  Un modèle-type est disponible sur simple demande à votre gestionnaire de dossier.

Le contrat d’occupation d’étudiant, en tant que document social obligatoire, doit être tenu au lieu où l’étudiant est occupé et conservé pendant une durée de 5 ans à partir de la fin de l’exécution du contrat.

Si le contrat n’est pas écrit ou ne contient pas toutes les mentions obligatoires, ou si les données n’ont pas été communiquées dans le cadre de la déclaration immédiate de l’emploi (DIMONA spécifique), l’étudiant pourra à tout moment mettre fin au contrat, sans devoir respecter un préavis ni payer d’indemnité.

A défaut contrat écrit ou si le contrat ne mentionne pas les dates de début et de fin de l’exécution du contrat, l’horaire de travail ou la référence à l’horaire applicable dans le règlement de travail, l’étudiant est considéré, à l’égard de l’employeur, comme étant lié par un contrat de travail conclu à durée indéterminée.  En ce qui concerne l’employeur, la sanction consiste dans le respect des conditions applicables au contrat de travail conclu à durée indéterminée.  Cette sanction ne sera toutefois pas applicable si l’employeur peut prouver que le défaut de mention concernant l’horaire de travail ou de référence à l’horaire du règlement de travail n’occasionne aucun dommage à l’étudiant.

Pour le surplus, l’employeur peut aussi encourir une amende administrative ou une sanction pénale de niveau 2 (pouvant aller de 400 à 4.000 EUR par travailleur) pour ne pas avoir établir le contrat ou l’avoir établi incorrectement ou de façon incomplète.
 
Période d’essai

Les 3 premiers jours de travail (correspondant à l’horaire de travail de l’étudiant concerné) exécutés dans le cadre d’un contrat d’occupation d’étudiants sont considérés d’office comme période d’essai.  

Il y a donc toujours une période d’essai. La durée de la période d’essai ne peut jamais être prolongée, même en cas de suspension de l’exécution du contrat de travail durant l’essai (exemple : pas de prolongation en cas de maladie).

Les périodes d’essai successives ne sont pas autorisées dans le cas où un étudiant est occupé dans la même fonction, via des contrats d’occupation d’étudiant successifs.

Pendant la période d’essai, chacune des parties peut mettre fin au contrat, sans préavis ni indemnité. Aucune formalité n’est exigée à ce niveau. Il est cependant recommandé de confirmer la rupture des relations de travail par un écrit.
 
Rémunération

L’étudiant a droit à la même rémunération que celle proméritée par un travailleur fixe exerçant les mêmes fonctions.  Il faut donc s’en remettre aux barèmes fixés au niveau de la commission paritaire ou de l’entreprise.

Toutefois, si aucun barème spécifique n’est prévu à ces niveaux, l’étudiant a alors droit au « revenu minimum mensuel moyen », éventuellement proratisé en fonction de son âge. Ce salaire minimum interprofessionnel doit être respecté dès le moment où l’étudiant est occupé au moins un mois calendrier.
 
Quid aux niveaux social et fiscal ?

L’employeur et l’étudiant peuvent bénéficier du tarif ONSS avantageux si l’étudiant travaille au maximum 600 heures (jusque fin 2024) par année calendrier.  L’étudiant peut utiliser son contingent sur toute l’année civile, chez un ou plusieurs employeurs.
Les cotisations réduites à l’ONSS s’élèvent à 8,14 %, réparties comme suit :

• 5,43 % (en ce compris 0,01 % pour le financement du Fonds amiante), à charge de l’employeur ;  
• 2,71 % à charge de l’étudiant.

 
 
En plus du respect du plafond d'heures annuel évoqué ci-dessus, 3 autres conditions doivent être remplies pour bénéficier du tarif ONSS réduit :

• un contrat de travail étudiant écrit (d’une période de maximum 12 mois ininterrompus) doit être conclu ;
• les prestations de l’étudiant doivent avoir lieu pendant les périodes de présence non-obligatoire aux cours ;
• enfin, l'occupation de l'étudiant doit faire l'objet d'une déclaration DIMONA STU (par trimestre) au plus tard le jour du début des prestations. Si une DIMONA tardive est effectuée, les heures prestées seront considérées comme ayant été prestées hors contingent, et assujetties aux cotisations ordinaires de sécurité sociale. En d'autres mots, une DIMONA dans les temps vous permet de réserver les heures de travail étudiant.

 
En cas de dépassement du contingent de 600 heures (en 2023 et 2024), les cotisations normales de sécurité sociale seront dues à partir de la 601^ème heure prestée, que l’occupation ait lieu chez un ou plusieurs employeurs. A signaler que la régularisation ne se produira que sur la base du dépassement des heures effectivement prestées et signalées dans la DmfA (déclaration multifonctionnelle à l’ONSS) et non pas sur la base des heures déclarées au niveau de la DIMONA.
 
Le quota de jours restants pour l'année calendrier est consultable en toute temps via l'application student@work. ;Il ne faut donc pas attendre de déclarer l'étudiant à la DIMONA pour savoir si le nombre maximum d'heures autorisé est dépassé.
 
Depuis le 1^er janvier 2024, aucun précompte professionnel n'est dû sur les 600 premières heures de travail d'étudiant par année civile qui sont soumises aux cotisations réduites à l'ONSS.
 
Durée du travail

Le contrat de travail doit spécifier l’horaire de travail, c’est-à-dire le régime hebdomadaire et journalier des prestations.  Cet horaire doit impérativement figurer parmi ceux mentionnés dans le règlement de travail.

Sauf exceptions, la durée de chaque période de travail ne peut être inférieure à 3 heures.

La durée minimale hebdomadaire doit pour sa part être au moins égale à 1/3 temps.  Cette limite n’est cependant pas applicable aux étudiants non soumis aux cotisations normale de sécurité sociale mais sujets à un assujettissement limité, comme détaillé ci-dessus.

Il peut également être dérogé à la règle du 1/3 temps lorsque des prestations journalières d’au moins 4h sont prévues dans un horaire fixe. S’il est fait usage de cette dérogation, il est interdit de prester des heures complémentaires, sauf si elles précèdent ou suivent directement les prestations prévues à l’horaire fixé. Le cas échéant, les heures complémentaires seront rémunérées avec un sursalaire de 50 % ou de 100 % si ces heures sont prestées un dimanche ou un jour férié.  Dans pareil cas de figure, une copie du contrat de travail doit être envoyée à l'Inspection sociale du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale du lieu où le travailleur est principalement occupé. Une autre copie doit être conservée au même endroit que le règlement de travail de l’entreprise.
 
Rupture du contrat après la période d’essai

Le contrat d’occupation prend fin automatiquement à la survenance de la date précisée dans le contrat qui, pour rappel, est conclu à durée déterminée.
Tant l’employeur que l’étudiant sont néanmoins autorisés à mettre fin anticipativement au contrat de travail, en respectant les règles applicables au contrat ordinaire de travail (modes de notification, prise de cours).  Dans ce cas de figure, la durée du préavis est fixée comme suit :

• si la durée de l’engagement est d’un mois maximum, le préavis est de 3 jours en cas de licenciement et d’1 jour en cas de démission ;
• si la durée de l’engagement est supérieure à un mois, le préavis est de 7 jours en cas de licenciement et de 3 jours en cas de démission.

En cas d’incapacité de travail de l’étudiant de plus de 7 jours, résultant d’une maladie ou d’un accident, l’employeur peut mettre fin au contrat de travail moyennant le paiement d’une indemnité égale à la rémunération correspondant à la durée du préavis ou à la partie de ce délai restant à courir.
 
Quelles informations nous communiquer ?

Afin d’assurer une bonne gestion de vos contrats d’étudiants, nous vous invitons à ne pas oublier de nous communiquer en temps opportun la durée du contrat, le régime hebdomadaire, le type d’horaire (fixe ou variable), notamment en vue d’effectuer les DIMONA STU à temps et à heure.

 
Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez à prendre directement contact avec votre gestionnaire de dossier.

L'équipe du SST Secrétariat Social
 
Sources : Articles 120 à 130 ter de la loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail
 Site Internet du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale