Vacances annuelles collectives en 2025 : que faut-il faire de préférence avant le 31 décembre 2024 ?

Si aucune période de vacances collectives n’a été fixée au niveau du secteur d’activité, un employeur peut organiser, en concertation avec ses travailleurs, une fermeture collective au niveau de l’entreprise.  

Encore faut-il notamment communiquer ces dates correctement aux travailleurs et respecter les formalités légales en la matière et ce, de préférence avant la fin de cette année 2024.

Bref rappel des principes.

Comment se fixent les jours de vacances annuelles ?
Les dates de vacances annuelles peuvent se fixer à différents niveaux, en respectant le système « en cascade » suivant :
1.    Au niveau de la commission paritaire :  dates de vacances fixées et communiquées au SPF Affaires sociales au plus tard le 31.12 de l’année qui précède
2.    Au niveau du conseil d’entreprise : pas de deadline 
3.    A défaut de conseil d’entreprise, une fermeture annuelle collective de l’entreprise peut être décidée via un accord entre l’employeur et la délégation syndicale ou, à défaut de celle-ci, l’ensemble du personnel : pas de deadline mais de préférence avant le 31.12 de l’année qui précède
4.    De commun accord entre l’employeur et le travailleur, le cas échéant pour le solde des jours de congé hors période éventuelle de fermeture collective de l’entreprise.

Quelles formalités sont à respecter ?
La date des vacances annuelles collectives constitue une mention obligatoire du règlement de travail.  Par conséquent, dès qu’un accord est intervenu sur la fixation des dates de vacances collectives, l’employeur doit veiller à :

-    afficher l’accord intervenu
-    en remettre copie aux travailleurs
-    communiquer un exemplaire à la direction du contrôle des lois sociales compétent 

Au niveau du corps-même du règlement de travail, l’établissement du principe de la fixation des vacances annuelles collectives suffit.  S’il n’y figure pas, il faudra adapter votre règlement de travail en respectant la procédure prévue à cet effet (concertation du conseil d’entreprise ou de l’ensemble des travailleurs). Pour les années suivantes, seul l’avis spécifique (annexe au règlement de travail) reprenant les dates précises de vacances annuelles collectives pour l’année concernée devra faire l’objet des mesures de publicité ci-dessus décrites.  
Important ! Afin de faciliter la tâche de nos clients, nous leur ferons parvenir sous peu via mail, à (aux) adresse(s) en notre possession, un lien vers un formulaire leur permettant de nous communiquer les éventuelles dates de vacances annuelles retenues dans leur entreprise pour 2025. Ce formulaire électronique, une fois complété et envoyé, pourra être imprimé en vue de respecter les formalités ci-dessus décrites vis-à-vis des travailleurs et du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi.

Pourquoi cette « deadline » du 31 décembre ?
Même si les dispositions légales ne prévoient pas de date limite pour la détermination des vacances collectives d’une année déterminée, il est hautement préférable que celles-ci soient fixées au plus tard pour le 31 décembre de l’année qui précède.  

On évite ainsi que des travailleurs prennent des vacances isolées dès le 1er janvier de l’année de vacances et se voient dès lors refuser, s’il échet, une intervention de l’Office National de l’emploi (ONEm) au titre de chômage temporaire (pour fermeture suite aux vacances annuelles). 

Les travailleurs qui ne totalisent pas assez de jours de vacances pour couvrir la période entière de la fermeture, peuvent en effet percevoir une allocation de l'ONEm, s'ils remplissent toutes les conditions d'octroi à cet effet.  Plus d’infos à ce sujet en cliquant ici.

Bon à savoir…
Si la période de fermeture annuelle couvre 4 semaines, un travailleur ne pourra plus opter pour une autre période de vacances. Si elle dépasse 4 semaines, l’employeur devra payer le salaire ordinaire pour les journées ne comportant pas de prestations de travail.

Il est à noter que les périodes pendant lesquelles l'employeur ne peut procurer du travail parce qu'il serait lui-même simplement en congé n'entrent pas, sans le respect des formalités ci-dessus décrites, dans la notion de fermeture de l'entreprise pour cause de vacances annuelles.

L’ONEm définit la notion de fermeture comme étant celle durant laquelle il est impossible d’effectuer les activités normales. Il reste toutefois possible, pendant la période de fermeture, d’effectuer certains travaux d’entretien ou de réparation.  Si, par contre, des travailleurs restent maintenus en service durant la période de fermeture collective pour d’autres motifs (ex. demande expresse de certains travailleurs de ne pas être à charge de l’assurance-chômage et de continuer à percevoir leur rémunération normale), la situation ne sera plus à considérer comme une fermeture collective pour vacances annuelles.


N’hésitez pas à prendre contact avec nos collaborateurs.

Cordialement,

L'équipe du SST Secrétariat Social

Sources :
Article 28 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail (M.B. 22 août 1978)
Articles 6 et 14 de la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail (M.B. 5 mai 1965)
Feuille info E23 de l'ONEM (Chômage temporaire – fermeture suite aux vacances annuelles)