E-box enterprise : n’oubliez pas de l’activer !

Publication : 28 mars 2025

Depuis ce mois de mars 2025, la correspondance ordinaire adressée aux entreprises est envoyée via une plateforme électronique sécurisée, l’e-Box Enterprise. Les lettres recommandées continuent quant à elles à être envoyées via la poste.

Deux récents communiqués du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (ETCS) clarifient la portée de l'utilisation dorénavant généralisée de l'e-Box.

Qu’est-ce que l’e-Box Enterprise et comment l’activer ?

L’e-Box Enterprise est la boîte aux lettres sécurisée qui rassemble en un seul endroit toutes les communications officielles entre les entreprises et les institutions publiques. De nombreuses institutions publiques utilisaient déjà ce canal pour communiquer avec les entreprises (notamment le SPF Finances, l’ONSS, l’ONEm, ...). Dorénavant, le SPF ETCS entre également dans la danse.

Les courriers sont adressés à l’e-Box Enterprise de l’entreprise, liée à son numéro BCE. Vous trouvez sur le site web de l’e-Box Enterprise de plus amples explications sur la façon d’activer et de consulter l’e-Box Enterprise : http://www.eboxenterprise.be.

Pensez donc à vérifier si votre e-Box Enterprise est bien activée et si les notifications et accès sont bien en ordre de marche afin de ne rater aucun courrier ou décision importante des pouvoirs publics !

Pour rappel, il ne faut pas confondre cette boite aux lettres électronique destinée aux entreprises avec l’e-Box Citoyen. Cette dernière est une boîte aux lettres électronique où chaque citoyen retrouve de manière sécurisée les messages envoyés par de plus en plus de services publics.

Tant les courriers ordinaires que les lettres recommandées (avec accusé de réception) sont envoyés via l’eBox Citoyen, à condition que le citoyen ait activé son eBox.

Vous trouvez sur le site web de l’e-Box Citoyen de plus amples informations sur la façon d’activer et de consulter l’e-Box Citoyen : https://myebox.be/fr

Quelles communications sont concernées ?

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive d'exemples.

1. Inspection du travail - Contrôle des lois sociales (CLS) et Contrôle du bien-être au travail (CBE)

Ces courriers notamment pourront désormais être envoyés vers l’e-Box :

Accusé de réception de plaintes (preuve d’inscription du dossier) et réponses aux plaintes
Convocations à une audition
Avertissements
Annonces de visite
Demandes de régularisation

2. Direction des amendes administratives

Pour la Direction des amendes administratives de la Direction générale Droit du travail et études juridiques, il s’agit des courriers suivants :

Réponses aux demandes d’obtention d’un plan de paiement qui arrivent par lettre
Notification de la décision de classement sans suite aux personnes qui ont introduit des moyens de défense
Rappel de paiement si l’amende n’est pas payée dans le délai imparti
Avertissement qu’une lettre recommandée a été envoyée et n’a pas été retirée à la poste

La Direction des amendes administratives conseille de contacter le service par mail (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).

Si vous leur envoyez quand même un courrier par la poste, il est recommandé de mentionner une adresse mail à laquelle ils pourront envoyer la réponse ou d’activer l’e-box.

3. Direction générale Relations collectives de travail

Depuis le 1er mars 20215, toute la correspondance du SPF ETCS (Direction générale Relations collectives de travail) relative au traitement des CCT d'entreprise et d'autres actes d'entreprise sont envoyées via l'e-Box Enterprise des employeurs.
Il s'agit des décisions relatives :

aux CCT au niveau de l’entreprise (enregistrement, dénonciation, adhésion, refus provisoire d’enregistrement, adhésion d’une entreprise à une CCT sectorielle,...)
aux actes d'adhésion instaurant des avantages non récurrents liés aux résultats, pour les plans bonus CCT 90 introduits en version papier (en ce compris la modification des niveaux/objectifs d’un plan bonus)
aux plans d'entreprise,
à la reconnaissance « chômage temporaire pour les employés »

au rapport dans le cadre des efforts de formation ou des efforts dans le cadre des groupes à risques

Signalons toutefois que la correspondance relative aux plans bonus CCT 90 introduits par voie numérique sur le site www.plansbonus.be continue pour l’heure d'être envoyée par e-mail et donc pas via l'e-Box Enterprise.

Les syndicats concernés reçoivent également la correspondance du SPF ETCS via l'e-Box depuis le 1^er mars dernier. Dès lors, le SPF ETCS recomman
de de mentionner dorénavant le numéro BCE des syndicats signataires dans la CCT d'entreprise.
Attention ! Un exemplaire de la CCT d'entreprise ou de l'acte avec les signatures originales doit toujours être déposé au greffe de la Direction générale Relations collectives de travail. Seule la correspondance envoyée par la Direction Générale à partir du 1^er mars diffère. Vous trouverez plus d'informations au sujet du dépôt des conventions collectives d’entreprise en cliquant ici.

L'équipe du SST Secrétariat Social